1. Verantwortlicher

Verantwortlich im Sinne der DSGVO ist Nicolai Gaborac, Calea Moșilor 158, et. 4, 020883 București, Rumänien. E-Mail hello@mietkey.com, Telefon +40 741 718 985. Mietkey hat keine:n Datenschutzbeauftragte:n; für alle Fragen zu Ihren Daten schreiben Sie bitte an die genannte E-Mail-Adresse.

2. Überblick

Mietkey ist eine Beta-Plattform, mit der Mieter:innen sich mit einem Mietpass auf Wohnungen in Wien bewerben und Vermieter:innen Wohnungen inserieren und Bewerbungen prüfen. Wir verarbeiten nur, was der Dienst braucht. Wir verkaufen keine Daten, zeigen keine Werbung und setzen keine Analyse- oder Tracking-Werkzeuge ein.

3. Aufruf der Website

Beim Aufruf einer Seite übermittelt Ihr Browser technische Daten (IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Browser und Betriebssystem, verweisende Seite). Unser Hosting-Anbieter Vercel verarbeitet diese Daten, um die Seiten auszuliefern und den Dienst vor Missbrauch zu schützen, und speichert sie nur kurz in seinen Protokollen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sicherer und zuverlässiger Betrieb).

4. Cookies und Speicherung auf Ihrem Gerät

Wir setzen genau ein Cookie: clv_session, sobald Sie sich anmelden oder eine Demo starten. Es hält Sie angemeldet, ist nur für den Server lesbar (HttpOnly), wird nur verschlüsselt übertragen und läuft nach 30 Tagen oder bei der Abmeldung ab. Es ist unbedingt erforderlich und bedarf daher keiner Einwilligung (§ 165 Abs. 3 TKG 2021, Art. 5 Abs. 3 ePrivacy-Richtlinie). Wir verwenden keine Analyse-, Werbe- oder Drittanbieter-Cookies und keinen lokalen Browserspeicher.

Kommen Sie über einen Link mit Kampagnen-Kennzeichnung (utm_source, utm_campaign), hält die Seite diese Kennzeichnung im Arbeitsspeicher des Tabs und schickt sie mit dem Registrierungsformular mit, wenn Sie im selben Besuch ein Konto anlegen. Auf Ihrem Gerät wird dafür nichts gespeichert.

5. Ihr Konto

Name, E-Mail-Adresse, Passwort (nur als gesalzener PBKDF2-Hash gespeichert), Rolle (Mieter:in oder Vermieter:in), Zeitpunkt der Registrierung und gegebenenfalls die Kampagnen-Kennzeichnung. Zweck ist die Bereitstellung des Kontos; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

6. Mietpass (Mieter:innen)

Angaben, die Sie selbst machen: Name, Telefonnummer, derzeitiger Wohnort, Beruf, Arbeitgeber und Art der Beschäftigung, monatliches Nettoeinkommen sowie Einkommen von Mitbewerber:innen oder Bürg:innen, Haushaltsgröße, Kinder, Haustiere, Rauchen, gewünschtes Einzugsdatum, Bonitätsstatus, Kautionsgarantie, ein kurzer Text über Sie und Ihre Benachrichtigungseinstellung.

Dokumente, die Sie hochladen: Ausweis, Einkommensnachweise, KSV1870-Auskunft, Vermieterreferenz, Kautionsgarantie. Jede Datei wird vor dem Speichern mit einem eigenen Schlüssel verschlüsselt.

Dokumentenprüfung: Während der Beta öffnet eine Person bei Mietkey (der Betreiber) jedes hochgeladene Dokument, gleicht es mit Ihrem Mietpass ab und markiert es als geprüft oder nicht akzeptiert. Dieser Zugriff wird protokolliert.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage und Bereitstellung des Dienstes). Die Angaben sind freiwillig; ohne sie können wir Sie aber nicht mit Wohnungen abgleichen.

7. Abgleich und Vorab-Zusage

Mietkey vergleicht Ihren Mietpass automatisch mit den Kriterien der Vermieter:innen (etwa Einkommensverhältnis, Beschäftigung, Haushaltsgröße, Haustiere, Bonität, geprüfte Dokumente) und zeigt Ihnen und den Vermieter:innen, welche Kriterien erfüllt sind, samt einer Übereinstimmungsbewertung. Vermieter:innen können Mieter:innen, deren Mietpass alle Kriterien erfüllt, zur Bewerbung einladen. Die Entscheidung über ein Mietverhältnis treffen immer die Vermieter:innen, nicht Mietkey; eine automatisierte Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Sie sehen jeweils, warum ein Kriterium nicht erfüllt ist und was das ändern würde.

8. Was Vermieter:innen sehen

Wenn Sie sich bewerben, sieht die Vermieterin oder der Vermieter Ihr Abgleichergebnis und eine Zusammenfassung Ihres Mietpasses ohne Ihren Namen. Name und geprüfte Dokumente werden erst sichtbar, wenn Sie in die engere Auswahl kommen. Jedes Öffnen eines Ihrer Dokumente durch Vermieter:innen erscheint in Ihrem Zugriffsprotokoll.

9. Vermieter:innen und Inserate

Bei Vermieter:innen verarbeiten wir Name und E-Mail-Adresse sowie die Angaben zum Inserat (Adresse, Bezirk, Größe, Miete, Kaution, Verfügbarkeit, Fotos, Beschreibung, Kriterien). Inseratsangaben und Fotos werden auf der Inseratsseite veröffentlicht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

10. Bewerbungen und Mietverträge

Wir speichern Bewerbungen (Status, Abgleichergebnis, Notizen, Begründungen von Entscheidungen) sowie Mietvertragsentwürfe mit den eingetippten Unterschriften und Unterzeichnungszeitpunkten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

11. Concierge

Fragen, die Sie in den Concierge eingeben, werden gespeichert (mit Ihrem Konto, falls Sie angemeldet sind), damit wir die Antworten verbessern können. Die Antworten stammen aus Mietkeys eigenen Regeln; kein externer KI-Dienst erhält Ihre Frage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

12. Sicherheitsprotokoll

Anmeldungen, fehlgeschlagene Anmeldeversuche (mit gehashter E-Mail-Adresse), Uploads, Dokumentaufrufe und Prüfentscheidungen werden protokolliert, um Konten zu schützen und Ihnen zu zeigen, wer auf Ihre Dokumente zugegriffen hat. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

13. Demo

Demo-Konten, die Sie auf der Anmeldeseite starten, werden nach drei Tagen automatisch gelöscht.

14. Auftragsverarbeiter und Empfänger

• Vercel Inc., USA: Hosting. Unsere Server-Funktionen laufen in Frankfurt am Main (EU). Vercel ist nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert (Art. 45 DSGVO).
• Supabase Pte. Ltd., Singapur: Datenbank und Dateispeicher, betrieben bei AWS in Frankfurt am Main (eu-central-1). Zugriffe für Betrieb und Support aus Drittländern sind durch die EU-Standardvertragsklauseln abgesichert (Art. 46 DSGVO).
• Vermieter:innen, bei denen Sie sich bewerben, im oben beschriebenen Umfang.

Darüber hinaus geben wir personenbezogene Daten nur weiter, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

15. Speicherdauer

Konto, Mietpass, Dokumente und Protokolle speichern wir, solange Ihr Konto besteht. Wenn Sie die Löschung verlangen, löschen wir Konto, Dokumente und Protokolleinträge innerhalb von 30 Tagen, soweit wir sie nicht für einen von Ihnen unterzeichneten Mietvertrag oder aufgrund gesetzlicher Pflichten länger aufbewahren müssen. Server-Protokolle bei Vercel werden nur kurz gespeichert, Demo-Daten drei Tage.

16. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen aufgrund berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO). Schreiben Sie dazu an hello@mietkey.com.

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, etwa bei der rumänischen Aufsichtsbehörde ANSPDCP (dataprotection.ro), am Sitz des Verantwortlichen, oder bei der Behörde Ihres Wohnorts, in Österreich der Datenschutzbehörde (dsb.gv.at).

17. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich der Dienst ändert. Das Datum oben zeigt die aktuelle Fassung.

1. Who is responsible

The controller under the GDPR is Nicolai Gaborac, Calea Moșilor 158, et. 4, 020883 București, Romania. Email hello@mietkey.com, phone +40 741 718 985. Mietkey has no data protection officer; write to the email address above about anything concerning your data.

2. Overview

Mietkey is a beta platform that lets tenants apply for homes in Vienna with one rental passport, and lets landlords list homes and review applicants. We process only what the service needs. We don't sell data, show ads, or use analytics or tracking tools.

3. Visiting the website

When you open a page, your browser sends technical data (IP address, date and time, page requested, browser and operating system, referring page). Our hosting provider Vercel processes it to deliver pages and protect the service against abuse, and keeps it only briefly in its logs. Legal basis: Art. 6(1)(f) GDPR (secure, reliable operation).

4. Cookies and storage on your device

We set exactly one cookie, clv_session, when you sign in or start a demo. It keeps you signed in, cannot be read by scripts (HttpOnly), is only sent over encrypted connections, and expires after 30 days or when you sign out. It is strictly necessary, so it needs no consent (Section 165(3) Austrian TKG 2021, Art. 5(3) ePrivacy Directive). We use no analytics, advertising or third-party cookies and no browser storage.

If you arrive through a link with a campaign tag (utm_source, utm_campaign), the page keeps that tag in the tab's memory and sends it with the sign-up form if you create an account during the same visit. Nothing is stored on your device for this.

5. Your account

Name, email address, password (stored only as a salted PBKDF2 hash), role (tenant or landlord), sign-up time and, if present, the campaign tag. Purpose: providing your account. Legal basis: Art. 6(1)(b) GDPR.

6. Rental passport (tenants)

Details you enter: name, phone number, current city, occupation, employer and type of employment, net monthly income and any co-applicant or guarantor income, household size, children, pets, smoking, move-in date, credit status, deposit guarantee, a short note about you, and your alert setting.

Documents you upload: ID, proof of income, KSV1870 credit report, landlord reference, deposit guarantee. Each file is encrypted with its own key before it is stored.

Document check: during the beta a person at Mietkey (the operator) opens each uploaded document, checks it against your passport and marks it verified or not accepted. That access is logged.

Legal basis: Art. 6(1)(b) GDPR (steps you ask us to take before a lease, and providing the service). Giving these details is voluntary, but without them we cannot match you to homes.

7. Matching and pre-approval

Mietkey automatically compares your passport with each landlord's criteria (such as income ratio, employment, household size, pets, credit and verified documents) and shows you and the landlord which criteria are met, with a match score. Landlords can invite tenants whose passports meet every criterion to apply. The decision about a tenancy is always the landlord's, not Mietkey's; there is no automated decision within the meaning of Art. 22 GDPR. You can always see why a criterion is not met and what would change it.

8. What landlords see

When you apply, the landlord sees your match result and a summary of your passport without your name. Your name and verified documents become visible only once you are shortlisted. Every time a landlord opens one of your documents, it appears in your access log.

9. Landlords and listings

For landlords we process name and email address and the listing details (address, district, size, rent, deposit, availability, photos, description, criteria). Listing details and photos are published on the listing page. Legal basis: Art. 6(1)(b) GDPR.

10. Applications and leases

We store applications (status, match result, notes, reasons for decisions) and lease drafts with the typed signatures and signing times. Legal basis: Art. 6(1)(b) GDPR.

11. Concierge

Questions you type into the concierge are stored (with your account if you are signed in) so we can improve the answers. Answers come from Mietkey's own rules; no external AI service receives your question. Legal basis: Art. 6(1)(f) GDPR.

12. Security log

Sign-ins, failed sign-in attempts (with a hashed email address), uploads, document views and review decisions are logged to protect accounts and to show you who accessed your documents. Legal basis: Art. 6(1)(b) and (f) GDPR.

13. Demo

Demo accounts started from the sign-in page are deleted automatically after three days.

14. Processors and recipients

• Vercel Inc., USA: hosting. Our server functions run in Frankfurt am Main (EU). Vercel is certified under the EU-U.S. Data Privacy Framework (Art. 45 GDPR).
• Supabase Pte. Ltd., Singapore: database and file storage, run on AWS in Frankfurt am Main (eu-central-1). Access from outside the EU for operations and support is covered by the EU Standard Contractual Clauses (Art. 46 GDPR).
• Landlords you apply to, as described above.

Beyond that we only disclose personal data where the law requires it.

15. How long we keep data

Account, passport, documents and logs are kept while your account exists. If you ask us to delete your account, we delete it, your documents and your log entries within 30 days, unless we must keep something longer for a lease you signed or by law. Vercel keeps server logs only briefly; demo data is kept for three days.

16. Your rights

You have the right of access (Art. 15), rectification (Art. 16), erasure (Art. 17), restriction (Art. 18), data portability (Art. 20) and to object to processing based on legitimate interests (Art. 21 GDPR). Write to hello@mietkey.com.

You can complain to a data protection authority, for example the Romanian ANSPDCP (dataprotection.ro), where the controller is based, or the authority where you live; in Austria that is the Datenschutzbehörde (dsb.gv.at).

17. Changes

We update this policy when the service changes. The date at the top shows the current version.